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O módulo de Base integra as funcionalidades de Administração do Sistema, Gestão Documental e ainda o Processo de Expediente.

Administração do Sistema

O módulo de Administração do Sistema permite gerir dados macro da aplicação, nomeadamente os dados da empresa, utilizadores e grupos, permissões e acessos.

 

Gestão Documental

O módulo de Gestão Documental permite disseminar informação pura, intra ou extra empresa, relegando o arquivo físico para o arcaico.

Para isso, haverá métodos rigorosos de classificação do arquivo electrónico de documentos, cujo acesso terá regras a cumprir.

O módulo de Gestão Documental, que visa abandonar métodos antigos de arquivos, permite aceder a novas formas de estar nos negócios, tendo sempre à mão os documentos necessários para trabalhar, quer sejam recentes ou antigos.

Este módulo regista, para memória futura, todas as versões dos documentos, isto é, memoriza os seus estádios (documento, seu subscritor, data de inclusão).

Assim, todos os documentos podem ser facilmente consultados pelo seu número, data, palavra-chave ou outra designação, prescindindo do formato físico.

 

Principais Características

  • Motor de Pesquisa - ao estilo de motores de pesquisa na web, capaz de encontrar resultados na informação introduzida na aplicação ou constante nos documentos da gestão documental.
  • Sistema de Classificação - possibilidade de definir tipos de documentos, com atributos livres ou com valores pré-estabelecidos.
  • Regras de Redireccionamento - quando submetemos a partir de qualquer formulário ou processo, os documentos podem ser automaticamente classificados e organizados na gestão documental.
  • Centralização - repositório central de informação.
  • Encriptação - a informação é encriptada, o que impossibilita a sua leitura ou modificação fora do sistema.
  • Catalogação - cada documento será catalogado segundo os critérios definidos.
  • Segurança - os acessos aos documentos são definidos na administração do sistema, em função dos perfis de utilizador.
  • Auditoria - os acessos aos documentos são registados, de tal forma que é possível saber quem acede ao quê e quando.
  • Controlo de Versões - possibilidade de manter um registo de todas as versões de um dado documento, bem como um registo dos responsáveis pelas alterações.
  • Acesso Simultâneo - possibilidade de várias pessoas acederem ao mesmo documento simultaneamente.

 

 

Expediente

O módulo de Expediente, em plena articulação com o módulo de Gestão Documental, permite a utilização de um processo ad-hoc, onde em cada momento são definidos os intervenientes apropriados, com a liberdade de evolução ditada pela própria natureza dos assuntos a analisar.

Os processos, transversais à organização, podem ser de entrada ou saída.

O processo é desmaterializado desde o início com a digitalização e vinculação de documentos no formato digital.

O seguimento do processo pode ser controlado por temporizadores, pré-definidos ou definidos pelo utilizador de forma a poder visualizar em relatórios os processos por utilizador e estado (iniciado, em curso, atrasado, encerrado).

 

 

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